«Техэксперт: Контроль оборота НД»

Новая подсистема в линейке продуктов СУНТД «Техэксперт» – это комплексное программное решение для автоматизации процессов, связанных с ознакомлением с НД, учетом бумажных и электронных копий и контролем актуализации. Продукт интегрирован с системами «Техэксперт», «Кодекс» и с решением «Техэксперт: Банк документов».

Подсистема включает в себя функциональные блоки

«Контроль оборота. Ознакомление»
Автоматизирует процесс ознакомления с нормативными документами
    01
    «Контроль оборота. Учет копий»
    Автоматизирует процесс учета бумажных и электронных копий нормативных документов
    02
    «Контроль оборота. Актуализация»
    Автоматизирует процесс контроля актуализации нормативных документов
    03

    Функциональные возможности блоков

    Ознакомление
    Учет копий
    Актуализация
    • Подготовка списков НД для ознакомления (списки могут включать внешние и внутренние НД)
    • Организация рассылки на ознакомление (адресаты выбираются из штатного расписания)
    • Уведомления о необходимости ознакомления (уведомления приходят на e-mail и в интерфейсе системы аналогично сервису «документы на контроле»)
    • Контроль ознакомления (информация отображается в отчете об ознакомлении в режиме реального времени)
    • Каскадирование процесса (отчет об ознакомлении доступен руководителю и инициатору рассылки)
    Блок «Контроль оборота. Ознакомление» позволяет оперативно знакомить сотрудников с ЛНА, обязательными для исполнения, с новыми или измененными документами, а также своевременно уведомлять специалистов о появлении или вступлении в действие важных нормативных документов.
    • Определение нормативных документов, подлежащих учету копий
    • Настройки для учтенных копий
    • Настройки прав на выгрузку и печать
    • Контроль актуальности выданных копий
    • Учет выдачи бумажных и электронных копий
    Внедрение блока на предприятии снижает риски использования устаревших НД на рабочих местах сотрудников, оптимизирует и ускоряет работу отделов стандартизации.
    • Определение ответственных за актуализацию (объединение внутренних нормативных документов в списки, назначение ответственных за актуализацию для каждого списка)
    • Настройка рассылок
    • Отчетность
    Данный блок позволяет автоматизировать рассылку уведомлений о необходимости планового пересмотра нормативных документов, а также автоматизировать контроль соблюдения сроков плановой актуализации НД на предприятии.

    Примеры решаемых задач

    Ознакомление
    Учет копий
    Актуализация
    • Ознакомить новых сотрудников с обязательными для исполнения локальными нормативными актами
    • Ознакомить сотрудников с новыми/измененными документами, обязательными к применению
    • Уведомить о появлении/вступлении в действие важных нормативных документов
    • Уведомить о появлении в едином фонде нормативных документов, закупленных по заявкам подразделений
    • Контроль процесса оборота бумажных копий НД. Снижает риски использования устаревших НД на рабочих местах сотрудников.
    • Переход к работе с НД в электронном виде. Позволяет использовать бумажные копии только в ситуациях, когда это действительно необходимо для выполнения задач.
    • Оптимизация и ускорение работы отделов стандартизации. Время на организацию и контроль выдачи учтенных копий снижается на 45%.
    • Автоматизация рассылок-уведомлений о необходимости планового пересмотра НД.
    • Автоматизация контроля соблюдения сроков плановой актуализации НД.